Meldingsregeling onregelmatigheden Stad / OCMW Hasselt

Het Bestuursdecreet voorziet een procedure voor de melding van inbreuken en bescherming van melders, gebaseerd op de klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement. Op deze webpagina lees je hoe je inbreuken bij stad / OCMW Hasselt kan melden.

Melders zijn personen die in een werkcontext informatie over inbreuken krijgen en die inbreuken melden. Het gaat daarbij over alle inbreuken op wetgeving en regelgeving die in Vlaanderen van toepassing zijn. Het gaat om een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is, of het doel of de toepassing van regelgeving ondermijnt.

De meldingsregeling voor personeelsleden van stad / OCMW Hasselt is opgenomen in de deontologische code van het personeel. Als personeelslid van stad / OCMW Hasselt vind je daar alle informatie over het melden terug.

• Personeelsleden van stad / OCMW Hasselt
• Externen die een werkrelatie hebben met stad / OCMW Hasselt
  • Aandeelhouders en personen die lid zijn van een bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van stad / OCMW Hasselt (ook leden die niet bij het dagelijks bestuur zijn betrokken, vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs);
  • Aannemers, onderaannemers, leveranciers en iedereen die werkt onder hun toezicht en leiding;
  • Personen die informatie over inbreuken hebben gekregen tijdens een werkrelatie die intussen beëindigd is;
  • Personen van wie de werkrelatie nog moet beginnen en die informatie over inbreuken hebben gekregen tijdens de aanwervingsprocedure of andere onderhandelingen voor een contract werd afgesloten.

• Personeelsleden van stad / OCMW Hasselt
  • Je meldt informatie over de inbreuk bij voorkeur via het interne meldkanaal. Je vindt alle informatie over de procedure en het interne meldkanaal op de interne website (HINT).
  • Denk je dat je melding niet doeltreffend intern behandeld kan worden of dat er een risico op represailles bestaat? Je kan de inbreuk melden bij Audit Vlaanderen. De melding wordt dan behandeld via de procedures van Audit Vlaanderen.
    • via e-mail: melding.audit@vlaanderen.be
    • telefonisch: 02 553 45 55
    • per post: Havenlaan 88 - bus 24 1000 Brussel.
• Externen die een werkrelatie hebben met stad / OCMW Hasselt
  • Je meldt informatie over de inbreuk bij het externe meldkanaal, zijnde Audit Vlaanderen. De melding wordt dan behandeld via de procedures van Audit Vlaanderen.

Burgers zonder werkrelatie kunnen geen inbreuken melden in het kader van deze meldingsregeling. Zij kunnen wel terecht via de klachtenprocedure.

Personeelsleden of externen die een werkrelatie hebben met stad / OCMW Hasselt die een melding willen doen bij Audit Vlaanderen en daarbij ondersteund willen worden, kunnen contact opnemen met het bestuurssecretariaat (Liesbeth.Battain@hasselt.be). Het bestuurssecretariaat verstrekt volledige en onafhankelijke informatie en advies over de beschikbare remedies en procedures die bescherming bieden tegen represailles en over de rechten van de betrokken persoon.

Je kan als personeelslid van stad / OCMW Hasselt je melding schriftelijk (via brief of via e-mail), telefonisch of fysiek richten aan het personeelslid dat aangewezen werd om meldingen te ontvangen.

Je kan je melding zowel anoniem als niet-anoniem doen. Met het oog op verder onderzoek, doe je je melding bij voorkeur niet anoniem.

De aangewezen personeelsleden zijn:

• Heidi Paesen (heidi.paesen@hasselt.be – 011/30.81.58)
• Caroline Postelmans (caroline.postelmans@hasselt.be – 011/23.98.12)

Optie 1: schriftelijke melding via brief

Je kan je melding schriftelijk bezorgen via brief. Als je je melding per brief wil versturen, dan stuur je je brief naar volgend postadres en vermeld je ook duidelijk op de omslag dat de brief vertrouwelijk is, door het woord ‘vertrouwelijk’ zichtbaar te noteren:

Stad / OCMW Hasselt
t.a.v. meldingskanaal
Limburgplein 1
3500 Hasselt

De brief wordt door de centrale postkamer niet geopend (en dus evenmin ingescand), maar wordt op een beveiligde manier rechtstreeks aan het toegewezen personeelslid bezorgd.

Optie 2: schriftelijke melding per e-mail

Je kan je melding schriftelijk bezorgen door een e-mail te versturen naar integriteit@hasselt.be of door gebruik te maken van de bovenvermelde e-mailadressen van de aangewezen personeelsleden.

Optie 3: telefonische melding

Je kan een telefonische melding doen door contact op te nemen met Heidi Paesen (011/30.81.58) of Caroline Postelmans (011/23.98.12). Als je ermee instemt, kan er een verslag opgemaakt worden. Je krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.

Optie 4: fysieke ontmoeting

Je hebt het recht om binnen een redelijke termijn een afspraak te krijgen voor een fysieke ontmoeting om de informatie van je melding te bespreken. Als je ermee instemt, kan het gesprek opgenomen worden ter bewaring en kan er een verslag opgemaakt worden. Je krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.

Wat kan je verwachten nadat je als personeelslid van stad / OCMW Hasselt je melding hebt ingediend?

1. Ontvangstmelding

Je krijgt binnen 7 dagen na de dag van ontvangst door het meldkanaal een ontvangstmelding, tenzij:

• Je melding al binnen die termijn werd afgehandeld. Dan krijg je meteen meer informatie over je melding;
• Je je uitdrukkelijk verzet tegen het krijgen van een ontvangstmelding;
• Een ontvangstmelding krijgen de bescherming van je identiteit in gevaar brengt;
• Je melding anoniem is.

2. Maatregelen

Je krijgt informatie over wat er met je melding gebeurde:

• binnen 3 maanden na de dag waarop het meldingskanaal de ontvangstmelding heeft verstuurd.
• binnen drie maanden en zeven dagen, als er geen ontvangstmelding verstuurd werd.

Je wordt geïnformeerd over de geplande of genomen maatregelen, rekening houdende met de rechten en de privacy van de andere betrokken partijen.

Bescherming van je identiteit

Als je als personeelslid van stad / OCMW Hasselt een melding doet, dan zal deze vertrouwelijk behandeld worden tenzij:

• je zelf uitdrukkelijk en ondubbelzinnig toelating geeft om je naam bekend te maken;
• er een noodzakelijke en evenredige wettelijke verplichting is in het kader van een onderzoek door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures, om de rechten van verdediging van de betrokken persoon te waarborgen.

Indien een (strikt) vertrouwelijke behandeling van je identiteit niet mogelijk is, dan word je hiervan vooraf uitdrukkelijk op de hoogte gesteld, samen met de redenen daarvoor, tenzij die informatie de onderzoeken of gerechtelijke procedures in gevaar brengt.

Bescherming tegen represailles

Als je via de meldingsregeling een inbreuk meldt, ben je beschermd tegen eventuele represailles. Deze bescherming houdt in dat geen nadelige maatregel (bijv. ontslag, schorsing, ontneming van bevoegdheden, overplaatsing naar een andere dienst) tegen jou genomen kan worden waarvan de redenen verband houden met de melding. Indien toch een nadelige maatregel wordt genomen of als je vermoedt dat dit zal gebeuren, dan zal de bevoegde instantie die de nadelige maatregel neemt moeten bewijzen dat deze geen verband houdt met de melding.

Als je bewust onjuiste informatie meldt of openbaar maakt, krijg je geen bescherming en zijn er maatregelen tegen jou mogelijk.

De persoon over wie de melding gaat (de betrokkene), heeft deze rechten: 

• Geheimhouding van de identiteit
• Recht op een doeltreffende voorziening in rechte
• Recht op een eerlijk proces
• Vermoeden van onschuld
• Recht van verdediging, bv. het recht om gehoord te worden

Als die gegevens beschikbaar zijn, verwerken de meldingskanalen deze persoonsgegevens bij de behandeling en registratie van meldingen (op basis van de algemene verordening gegevensbescherming):

• Naam van de melder
• Contactgegevens en de functie van de melder
• Naam van de facilitator of van derden die verbonden zijn met de melder en die het slachtoffer kunnen worden van sancties in een werkcontext
• Naam en de functie van de betrokken persoon en informatie over de inbreuken van de betrokken persoon
• Naam van de getuigen
• Schriftelijke meldingen
• Stemopnames en het schriftelijke verslag van mondelinge meldingen

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met de GDPR en het Bestuursdecreet.

Lees de klokkenluidersrichtlijn in het Bestuursdecreet