Ontvang onze vacatures rechtstreeks in je mailbox. Schrijf je in voor onze Job Alert en ontdek de perfecte job!

Vacature Management Assistent

Vacature

Jouw uitdagingen

Voor ons Management Team zijn we op zoek naar 2 management assistenten. In deze rol ben je verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van de Algemeen Directeur of enkele collega directeurs. Hierbij neem je volgende kerntaken voor jouw rekening:

Agendabeheer

Je beheert zelfstandig de agenda van de betreffende directeurs. Je speelt hier constant in op de noden van het moment en past de agenda aan indien nodig in functie van de geplande afspraken, vergaderingen, reistijd, ad hoc wijzigingen… Je werkt proactief en neemt indien nodig de juiste beslissingen in functie van efficiënt agendabeheer. Je hebt hiervoor inzicht in de verschillende werkwijzen en interne en externe netwerken van de directeurs en je kan hierbij de juiste inschattingen maken.

Administratieve ondersteuning

Je biedt ondersteuning betreffende enkele administratieve taken en processen zoals onder andere de mail- en postbehandeling, het goedkeuren van verloven, het verzorgen van mailings en uitnodigingen naar interne of externe stakeholders, opmaken van dossiers, tekstdocumenten of Excel lijsten, documentbeheer, aanvragen, etc …

Organisatie van vergaderingen

Je organiseert allerhande vergaderingen en voorziet hiervoor de nodige faciliteiten.

Je werkt nauw samen met je collega’s management assistenten van de algemene directie die samen instaan voor een perfecte ondersteuning van de betrokken directeurs.. Bovendien onderhoud je goede relaties en onderlinge samenwerking in een uitgebreid intern netwerk.

Jouw talenten

  • Klantgericht: je beperkt jouw klantgerichtheid niet tot externe personen maar  beschouwt ook jouw collega’s als “klant”. Je ondersteunt of vereenvoudigt waar  mogelijk het maatschappelijk werk en verwijst juist door als je zelf niet de aangewezen persoon bent. Je maakt duidelijke afspraken en zorgt voor follow-up.
  • Samen: je draagt bij aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct van persoonlijk belang is. Je denkt mee over en werkt mee aan verbetering van de gangbare werkwijzen en procedures en zoekt bij problemen niet naar een schuldige maar naar een goede oplossing.
  • Integriteit: je handhaaft de algemeen aanvaarde sociale en ethische normen in activiteiten die met de functie te maken hebben. Je voelt aan welke informatie in een verslag of mail thuis hoort of niet en neemt verantwoordelijkheid voor eigen handelen. Je gaat op een uiterst discrete manier om met informatie en behandelt iedereen met evenveel respect en professionaliteit.
  • Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: je beschikt over een goede taalbeheersing en redactionele vaardigheden. Je gebruikt een correcte spelling en zinsbouw. Je brengt een boodschap beknopt en to the point over en brengt op een objectieve manier verslag.
  • Moedig: je neemt initiatief, signaleert opportuniteiten en handelt daarnaar. Je werkt zelfstandig en bent besluitvaardig.
  • Probleemanalyse: je kan zelfstandig problemen oplossen en weet wanneer je een directeur moet betrekken.
  • Doelgericht: je weet op een correcte manier problemen te analyseren en bent in staat zelf beslissingen te nemen. Bij informatietekort vraag je naar aanvullende informatie. Je stelt logisch en methodisch vast waar fouten zitten en bepaalt de oorzaak ervan. Je blijft doelmatig handelen door je aan te passen aan veranderende omgeving, taken, verantwoordelijkheden en/of mensen.
  • Plannen en organiseren: op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen  en benodigde acties, tijd en middelen aangeven om de bepaalde doelen te kunnen bereiken.
  • Organisatiekennis: je hebt grondige kennis van de interne (administratieve) procedures en een goed inzicht in de werking van de verschillende afdelingen binnen de organisatie.
  • Je hebt goede digitale vaardigheden waardoor je nieuwe digitale toepassingen en applicaties snel onder de knie hebt. Je beschikt over een degelijke (algemene) kennis van diverse MS Office toepassingen zoals Excel, Word, PowerPoint en Teams. Een grondige kennis van Outlook is een minimumvereiste.
  • Je kan je schriftelijk en mondeling goed uitdrukken en bent daarnaast uiterst discreet.

Selectievoorwaarden

  • Je beschikt over een Bachelor diploma
  • Je kan minstens 5 jaar relevante ervaring voorleggen
  • Ervaring als management assistent is een pluspunt
  • Je kan vlot overweg met de courante MS Office toepassingen
  • Je voldoet aan de Selectievoorwaarden | Hasselt

Hoe solliciteren?

Solliciteren kan tot en met 30 mei 2022 via onderstaande link.
We houden je op de hoogte per mail. Hou je mailbox dus in de gaten.

Solliciteer nu

Het selectietraject

  • Een CV-screening op basis van motivatie en relevante ervaring
  • Verkennend gesprek op 3 juni 2022
  • Development center met potentieelinschatting tussen 6 en 10 juni 2022
  • Verdiepend gesprek op 13 juni 2022

Reserveer deze data alvast in jouw agenda.

Vacaturedetails