U bevindt zich hier: Home > Wonen in Hasselt > Huren en verhuren > Kamers

Hoe een activiteit organiseren?

Bij het organiseren van een activiteit komt heel wat kijken. Hier vind je enkele nuttige richtlijnen en tips.

 

Recent verscheen er een handige brochure 'Help! Ik organiseer'.  Deze gids biedt een antwoord op vele vragen rond het organiseren van evenementen. 

1. Aanvraag vergunning 

Indien je, in het kader van een activiteit waarvoor je een vergunningsaanvraag doet bij de dienst cultuur, signalisatie, een omleiding, het voorbehouden van parkeerplaatsen of het afsluiten van een straat of plein wil aanvragen, dan kan dit ook via de dienst cultuur.

 

Contactpersonen: zie Dienst cultuur

 

Opgelet

Indien je een vergunning wil voor andere acties waarbij een gedeelte van het openbaar domein wordt ingenomen (bv een verhuis of commerciële activiteiten), dan richt je je best rechtstreeks tot de verkeerswinkel (011 23 93 11 of verkeerswinkel@hasselt.be).

 

2. Materiaal lenen & logistieke ondersteuning

Je kan als organisator materiaal lenen (bv tafels, stoelen, nadarelementen) bij de dienst cultuur en logistieke ondersteuning aanvragen, zoals signalisatie, het voorbehouden van parkeerplaatsen, omleidingen of elektriciteit- en wateraansluitingen.

 

Zie ook Uitleen materiaal.

 

3. Verschillende soorten evenementen

We onderscheiden verschillende soorten evenementen:

  1. straatfeesten, waarvoor jaarlijks een subsidie wordt voorzien;
  2. wijkfeesten;
  3. fuiven en feesten in de ontmoetingscentra en jeugdlokalen;
  4. grootschalige evenementen.

Elk type evenement vraagt om een andere aanpak.


Straatfeest

Voor een straatfeest is een vergunningsaanvraag en eventuele materiaalaanvraag vaak voldoende.


Grootschalig evenement

Voor grootschalige evenementen is een grondige voorbereiding met onder meer een technische vergadering, dit is een overleg tussen de organisator en alle betrokken stadsdiensten, vereist. De organisatie moet een bewonersbrief verspreiden, er zal een milieucharter worden opgesteld en brandweer en/of politie moeten op de hoogte gebracht worden zodat zij de nodige controles kunnen uitvoeren.


Wijkfeest of feest in zalen

De aanpak van wijkfeesten en feesten in zalen is afhankelijk van de concrete plannen. Heel wat nuttige informatie over de organisatie van feesten, fuiven of andere activiteiten vind je in de fuifstarter van de jeugddienst.

 

4. Veiligheid & milieu

Omdat het stadsbestuur veel belang hecht aan veiligheid en leefbaarheid, moet je zeker rekening houden met de voorwaarden die de brandweer en de milieudienst vooropstellen.

 

Brandweer

De brandweer hanteert volgende veiligheidsbepalingen in verband met:

 

Milieudienst

De milieudienst legt onder meer richtlijnen op in verband met kerstboomverbranding, geluidsnormen en milieucharters (voor grotere evenementen). Neem contact op met de milieudienst (leefmilieu@hasselt.be - 011 23 93 30) voor verdere informatie.

 

5. Sabam & Billijke vergoeding

Indien je muziek, al dan niet live, voorziet tijdens je activiteit, dan moeten bovendien Sabam en de dienst voor de Billijke vergoeding (niet voor livemuziek) worden verwittigd. Soms zijn de kosten die deze diensten aanrekenen inbegrepen in het contract van de zaal die je huurt. Indien dit niet het geval is, dan moet je zelf tijdig zorgen voor een correcte aangifte en afrekening.

 

Zie voor meer informatie en contactgegevens de websites van de Billijke vergoeding en van Sabam.

 

6. Op zoek naar een zaal?

Ben je nog op zoek naar een geschikte zaal?

 

Misschien voldoet een van de ontmoetingscentra of jeugdlokalen wel aan je wensen.

 

Het Fuifdok is een fuifzaal aan de Bootstraat 9 in Hasselt. Deze 250 m² grote zaal is een ideale locatie voor een grotere fuif.

 

7. Vergunningen in de eindejaarsperiode

In de eindejaarsperiode (van 15/11 tot en met 15/1) gelden speciale afspraken in verband met het verlenen van vergunningen.

Enkel het college van burgemeester en schepenen kan uitzonderingen op deze afspraken goedkeuren.

 

Dossier

Voor elke aanvraag in de eindejaarsperiode (15 november tot en met 15 januari) wordt een dossier ingediend bij de dienst cultuur. Elk dossier bestaat uit:

  • De gegevens van een contactpersoon die ook te bereiken is tijdens de openingsuren van de kraam.
  • Een ontwerp van de stand. Dit kan een tekening of foto zijn, met uitleg over de materiaalkeuze en de afmetingen van de stand.
  • De opening- en sluitingsuren (max. tot 20u).
  • Een omschrijving van de inkleding van de stand (eventueel gedocumenteerd met foto's).

Dit dossier moet minimaal 1 maand voor aanvang van de activiteit ingediend worden op de dienst cultuur.

Op basis van de vergunningsaanvraag en dit dossier beslist het college van burgemeester en schepenen al dan niet een vergunning toe te kennen.

 

Elektriciteit- en/of wateraansluiting

Er wordt geen elektriciteit- en/of wateraansluiting voorzien.

Enkel voor goede doelen en verenigingen wordt een uitzondering gemaakt indien dit mogelijk is op de gewenste locatie en op voorwaarde dat zij de aansluiting(en) minimaal 1 maand voor aanvang van de activiteit aanvragen.

 

Grote Markt

Van 15/11 tot en met 15/1 worden er geen vergunningen verleend voor activiteiten en standen op de Grote Markt.

Verenigingen en goede doelen kunnen terecht op de Fruitmarkt (tegen de kathedraal) of op het plein voor de basiliek. Het college beslist op basis van het aanvraagdossier al dan niet een vergunning toe te kennen.


Meer informatie